Bij een procesevaluatie ga je op een systematische manier bekijken wat er goed gaat en wat er minder goed gaat bij een project of activiteit. De uitkomsten ervan bieden dan een goede basis voor verbetering voor een volgende keer. Een procesevaluatie levert de succes- en faalfactoren van een project of activiteit. Als een project of activiteit nog eens wordt uitgevoerd, breng je zeker de succesfactoren ten uitvoer en vermijd je natuurlijk de faalfactoren. Daar waar het effectieve evalueren zich richt op het doel en resultaat, richt een procesevaluatie op het proces hoe bepaalde resultaten zijn bereikt.
De volgende vragen helpen bij de evaluatie van een proces:
1. Verliep het project volgens plan?
Loop de fasen uit het plan door. Zijn alle fasen uitgevoerd en zijn de dan uitgevoerd zoals bedoeld?
Waren de randvoorwaarden voor de fasen in orde; was er voldoende budget, mensen, communicatie, kennis & ervaring en andere middelen en waren ze van de vereiste kwaliteit?
2. Zijn alle fasen van het project uitgevoerd? Waarom wel/niet?
3. Zijn er onverwachte gebeurtenissen geweest en heeft dit het project beïnvloed? Hoe?
4. Wat zijn de succes- en faalfactoren:
Welke stappen in het proces hebben bijgedragen aan het succes? Wat maakte dat het goed ging?
Denk ook aan: motivatie van projectleden, opdrachtgever, deelnemers, draagvlak, besluitvorming, middelen, faciliteiten, persoons- en organisatiekenmerken van uitvoerders
Welke stappen hebben niet bijgedragen aan het succes (faalfactoren).
Is er een (onverwachte) bijvangst gerealiseerd?
Waren er tijdens het proces externe factoren die invloed gehad hebben op het proces en het resultaat? Denk aan ontwikkelingen binnen of buiten de organisatie (reorganisatie, bezuinigingen of juist extra vraag naar een product/dienst)
5. Hoe is de waardering van degenen voor wie je het project hebt opgezet? Wat heb je met het project bereikt?
6. Op welke manier kan een volgende keer het project beter? Welke aanbevelingen doe je?
7. Ben je zelf tevreden? Waarom wel/niet?
Probeer het antwoord op deze vragen niet alleen binnen het projectteam te vinden, maar ook samen met andere belanghebbenden. Richt de focus op de dingen die goed gaan en richt de communicatie daarop in, want die informatie moet blijven hangen. De negatieve zaken moeten wel benoemd worden in de evaluatie, maar communiceer vervolgens over wat je gaat doen, niet over wat je niet gaat doen.